Onderwerp Patiëntenregistratie
Het werkproces “patiëntenregistratie” staat aan het begin van elk behandeldossier. De patiëntgegevens heb je nodig voor het maken van afspraken, het invullen van de verslaglegging en voor het maken van declaraties.
Patiëntenregistratie bestaat uit een aantal onderdelen. Het gaat daarbij om:
- een patiënt toevoegen aan administratie;
- aanvullen patiëntgegevens
- BSN-, en WID-controle;
- polissen toevoegen (COV);
- eventuele bijzonderheden toevoegen
- behandelserie controleren;
- eventuele toe te voegen documenten;
LET OP: De verslaglegging wordt hier slechts bekeken. Verslaglegging is zo belangrijk, dat je hierover apart uitgebreide informatie kunt opzoeken. Zie daarvoor de pagina over de verslaglegging.
Hieronder vind je enkele situaties die gebruikt worden om een patiënt te registreren
Wizard plannen van een afspraak (vanuit de agenda)
Patiënt op aanmeldingslijst plaatsen en verwerken
Aanmelding Patiëntportaal
Aanmelding Zorgdomein
Controle verzekeringen
Dit onderdeel bestaat uit 3 delen die hieronder beknopt worden uitgelegd. Voor meer informatie kun je in Intramed op F1 drukken of naar het help icoon gaan.
BSN controle:
Let op:
- Voor het uitvoeren van de BSN en WID controle maak je gebruik van een Uzi certificaat of UZI pas.
- Voor het het uitvoeren van een COV controle maak je gebruik van een VECOZO systeemcertificaat.
- Klik op menu [Bestand], [Patiënten] en dubbelklik op de patiënt.
- Vul de velden “Geslacht:”, “Geboortedatum:” en “Geslachtsnaam:” in.
- Klik op “Opties”, “Opvragen/Verifiëren BSN”; eventueel wordt het scherm “Windows-beveiliging” geopend.
- Klik op “OK”.
- Typ je PIN-code in.
- Klik op “OK”.
- Vink aan de linkerkant de patiënt aan als je het resultaat wilt overnemen.
- Klik op “OK”; de gegevens worden overgenomen op tabblad “1. Algemeen” van de patiëntgegevens.
WID controle:
Let op:
- Voor het uitvoeren van de BSN en WID controle maak je gebruik van een Uzi certificaat of UZI pas.
- Voor het het uitvoeren van een COV controle maak je gebruik van een VECOZO systeemcertificaat.
- Ga naar menu [Bestand], [Patiënten].
- Dubbelklik op de patiënt.
- Klik op
het veld “Identificatie via:” op het type document. - Typ in het veld “Nummer identificatiebewijs:” het nummer van het identificatiebewijs”.
- Klik op “Controleer WID”.
- Typ je PIN-code in.
- In het scherm “Informatie” zie je of het identificatiebewijs geldig is of niet.
- Klik op “OK”; de geldigheid-status van het identificatiebewijs wordt aangepast.
- Bewaar de gegevens (“F5” of
).
COV uitvoeren:
- Klik op menu [Bestand], [Patiënten].
- Dubbelklik op een patiënt.
- Klik op “Opties”, “Controle op Verzekeringsrecht”.
- Kies zo nodig een andere peildatum.
- Klik op “OK”.
- Klik op het systeemcertificaat van Vecozo (te herkennen aan alleen cijfers in de naam).
- Klik op “OK”.
Behandelepisode aanvullen
Patiëntrelatie toevoegen:
In sommige gevallen is het nodig om betrokkenen bij een patiënt te noteren. In deze film leggen wij uit hoe je dat doet.
Notities en handelingen invoeren:
Soms wil je ook andere zaken in de agenda zetten waarvan je wilt dat dit bekend is, zeker als bijvoorbeeld iemand anders dan de therapeut de agenda invult of de therapeut vult andere zaken in dan behandelingen.
- klik op menu [Bestand], [Agenda].
- Klik op de datum en het tijdstip waarop je een notitie wil toevoegen.
- Klik op de “Opties”, “Notitie”.
- Vul de velden in.
- Bewaar de gegevens (“F5” of
); de notitie is toegevoegd in de agenda. - Sluit het scherm (“ESC” of
).
Documenten toevoegen
Medische gegevens verwijderen
Het kan voorkomen dat een patiënt vraagt om zijn/haar gegevens te verwijderen. Met het ingaan van de AVG dien je daaraan te voldoen, maar als medisch dienstverlener heb je ook te maken met de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO), die je verplicht op een medisch dossier bij te houden én minimaal 20 jaar te bewaren. Ook zijn er nog je financiële gegevens, waarvoor een bewaartermijn van minimaal 7 jaar geldt.
Om dit op te lossen, is er een functie in Intramed die je helpt de gegevens te verwijderen of te anonimiseren. Op deze pagina vind je hoe je dit kunt doen.